לא על המנכ"ל לבדו

איך אימץ ארגון טכנולוגי גלובלי את גישת 'כל המערכת בחדר', כדרך חיים, להובלת שינויים בהצלחה ? 

יום שישי. שעת צהריים. על הקו מנכ"ל של ארגון טכנולוגי בו אני מייעצת למנהליו. הוא מתקשר בדחיפות. ההנהלה חושבת שכדאי להתייעץ עם יועצת ארגונית. הארגון עתיד להכפיל את עצמו תוך 3 שנים. יש תכנית אסטרטגית וגם צבר הזמנות בהתאם. התכנית עומדת להתממש והשאלה שמדירה שינה מעיניו היא "איך על הארגון להתארגן כדי לעמוד במשימה?".

מה השאלה?

בפגישתנו, אני מבקשת ממנו שיפרוש את כל השאלות הארגוניות שמטרידות אותו. מתעקשת שידבר בשאלות. לא בבעיות. "הדרך", אני מסבירה לו, "היא להתקדם לעבר שינוי על ידי חקר ועיצוב העתיד". העלאת שאלות בוערות, אליהן אנחנו מחפשים תשובות, חקירתן וזיהוי כיווני פעולה. לא לומר הבעיה היא כזאת… או לחפש תשובה של נכון / לא נכון , כן/לא."

אנחנו ממפים את השאלות לשתי קבוצות. כאלה שיש להן תשובת מומחה. וכאלו שאין להן. לגבי האחרונות, אני מספרת לו על גישת העבודה של 'כל המערכת בחדר'-  זו שיודעת לארגן את חכמת הרבים. זו שמכנסת את החיוניות, היצירתיות והתשוקה הארגונית לחדר אחד על מנת לענות על שאלות מורכבות ביחד.

זה מחייב אותי להודות באמת הפשוטה – אין לי תשובות וודאיות לשאלות שהוא מעלה כמו "איזה מבנה ארגוני יהיה נכון לנו בעתיד?" או "איך נבטיח תרבות ארגונית גלובלית שתתמוך בגידול וגם תשמור על ליבת הארגון?" שאלות אלו נמצאות, אומנם, במוקד המקצועיות שלי, אבל התשובות להן לא נמצאות אצלי, הן נמצאות אצל חכמת הרבים. המנכ"ל מגלה עניין בגישה ומחויבות בתהליך ואנחנו יוצאים לדרך.

השאלה הראשונה שנרצה לבדוק: איזה מבנה ארגוני יתמוך הכי טוב בגידול הצפוי?  

אנחנו בוחרים נקודות ייחוס חיצוניות ופנימיות. בעזרת פורום של 35 אנשים, חוצה דרגים ועיסוקים אנחנו עושים חקר בתוך הארגון ובסביבה שלו. מראיינים עובדים ומנהלים בארץ ובעולם, ולומדים על מבנים ארגוניים ואתגרים ניהוליים בחברות דומות בחו"ל.

אחרי 3 חודשים

הפורום מתכנס ליומיים של 'יצירה משותפת'- Co-Creation על מנת לענות על:

• הליבה הארגונית שנרצה לשמור גם בסערת השינוי?
• ממה בתרבות שלנו נרצה להיפרד?
• מה נרצה לחדש?
• איזה מבנה ארגוני יכול לתמוך הכי טוב  בצמיחה העסקית ?

במאמץ משותף ויצירתי, יצרנו 3 מבנים ארגוניים אפשריים חדשים לחברה. ההנהלה התכנסה לבחור ולהחליט לגבי המבנה הרצוי מבין השלושה. כן, גם בגישת 'המנהיגות ההשתתפותית' ( Participatory Leadership ) לא מוותרים על סמכות הנהלה, רק משתמשים בה יותר בחכמה. רק כאשר היא נדרשת.

יישום האב טיפוס (prototype) יצא לדרך בהובלת מנהלת מדרג הביניים, בכך בא לידי ביטוי עוד היבט חשוב של עבודה עם 'כל המערכת בחדר'- לחלוק מנהיגות, לעודד תשוקה ואחריות בכל דרגי הארגון.

מה קרה בעקבות התהליך?  כלומר, מה לא קרה.

המבנה החדש לא יושם. שינויים אסטרטגיים, פרסונליים ועסקיים, הקשו על המימוש, והפכו אותו לבלתי רצוי, או בלתי אפשרי. תלוי את מי שואלים ?. אבל… החברה קלטה את העצמה האדירה שבעבודה 'עם כל המערכת בחדר'  ואימצה באופן מקצועי ומעורר התפעלות, את התפיסה שעובדי החברה הם הנכס החכם ביותר שלה.

כעבור חודשיים

יזם מנהל השיווק מפגש של יצירה משותפת בתוך כנס עסקי, שבו יצרו כל מומחי השיווק של החברה מודל מנהיגות עסקית שיהיה מצפן להתנהלותם העסקית והניהולית.

כעבור עוד 6 חודשים    

נערך כנס מנהלים גלובלי. לחברה, שחוותה את עצמת העבודה עם 'כל המערכת בחדר', היה ברור שלא עושים עוד אירוע גיבוש עם מצגות, אלא מחפשים את שאלות הליבה שמפגש פנים אל פנים, ייעלה תשובות שיעשו הבדל במציאות.

צוות מכין 'אלכסוני' (חוצה דרגים ועיסוקים) התכנס וזיהה שאלת ליבה – איך משפרים את תהליך ניהול הפרויקטים בחברה? תהליך חוצה ארגון שמתחיל בפיתוח במטה, ומסתיים בייצור סדרתי באתרי הייצור.
בעולם הפיתוח הארגוני- הדיאלוגי, אנחנו אוהבים להשתמש בדימוי מחולל, שעצם השימוש בו יוצר שינוי. קראנו לתהליך שנעסוק בו – "לוחצים ידיים" Handshake בין המטה לאתרים.

בהתכנסות רחבה בשיטת המרחב הפתוח –  Open Space Technology זוהו הפערים והצרכים בשינוי הנוהל. ברוח המנהיגות המשותפת Participatory Leadership, הוקם צוות משימה חוצה ארגון, שלקח על עצמו להוביל את תהליך גיבוש הנוהל החדש. בעבודה מאומצת ומשותפת שנמשכה כשנה, בהובלה של מנהלת מצויינת מדרג הביניים בחברה, הנוהל גובש. הנוהל החדש כלל אינספור של כלים ופעולות שיישומם הצריך שינוי בהתנהגותם של אנשים.

ובינתיים …..

עקב בעיית רווחיות קשה, הוחלט על התכנסות של 'כל המערכת בחדר' במטה החברה, כדי להעלות רעיונות לשיפור מיידי ברווחיות. בתוך 4 שעות עבודה (!) זוהו עשרות נושאים, שדורשים טיפול, שיש להם  השפעה מיידית על רווחיות החברה. השותפים למהלך הציעו הצעות, שאם היו מונחתות עליהם ייתכן והיו מתקבלות בתגובות כעוסות או ממורמרות.
מאחר וההצעות נבעו מתוך תשוקה, אחריות וחיבור עמוק של כולם למטרת שיפור הרווחיות, נמנע הצורך ב"טיפול בהתנגדויות" וגברו הסיכויים ליישום מוצלח, פי כמה, מכל תהליך אחר של תכנית התייעלות מטעם מומחים.

 זוכרים את הנוהל ? הגיע הרגע לעבור מתכנון לביצוע. 

 או-

מתי הבנתי שהחברה הפכה את 'גישת כל המערכת בחדר' לדרך חיים ? 

אז איך מטמיעים נוהל ענק – שגובש בשנה שלמה של עבודה ? בהתחלה חשבו על תכנית הטמעה מסורתית. Top Down, עם מומחים מבחוץ שידריכו וילוו כמנטורים את המיישמים.
אבל, ברגע האמת, הוחלט על "טוויסט בעלילה". החליטו לעבוד ב"גישת כל המערכת בחדר". לסמוך על מנהיגות משותפת. להאמין בחיבור כל בעלי העניין להכרה בחשיבות הנוהל החדש.
לכנס השקת הנוהל החדש הוזמנו עשרות של המיישמים ה"כבדים" שלו. היה ברור שצריך להדריך אותם על הנוהל החדש. אבל השאלה שהטרידה את הצוות המכין של הכנס הייתה –

איך לגרום לאנשים ליישם את הנוהל בקביעות ומתוך תחושת אחריות ושותפות עמוקה ?

התשובה הייתה קלה – הזמנה לשיח פתוח על השאלה –

מהם הדברים שאכפת לי מהם מאוד בתחום ניהול פרויקטים, שאני חושב שהנוהל החדש יכול לסייע מאוד בקידומם המוצלח?

בשפה של "פיתוח ארגוני דיאלוגי" זו נקראת שאלה מחוללת ! (Generative question) הנחת העבודה הייתה, ששאלה שכזו תאפשר לכל אחד למצוא משמעות ומוטיבציה פנימית להשתתף ביישום הנוהל, מתוך חיבור עמוק למטרות וצרכים שחשובים בעיניו.

הפעם, מכיוון שמדובר באירוע חמישי מסוגו בחברה, התעקשתי שיש בארגון כבר מספיק חכמה כדי להנחות בעצמם אירוע שכזה. אני מאמינה שגישה יכולה להפוך לדרך חיים ארגונית רק מתוך כוחות פנימיים וללא תלות ביועצים. צוות של 4 מנהלות מעולות, לקח על עצמו לתכנן ולהנחות את האירוע. אני פשוט הייתי שם, כדי לעודד, לתמוך ולכוון קלות. או במלים אחרות, כפי שנהוג לומר אצלינו  – להחזיק להן את המרחב !

בשיח רב משתתפים של 3 שעות, נולדו רעיונות ודגשים שלאנשים באמת אכפת מהם. השיח אפשר לאנשים לראות בנוהל מנוף להצלחה ולפתרון בעיות שמעסיקות אותם. אנשים לקחו על עצמם ליישם ולקדם שינוי.

כעבור מספר חודשים –  הטמעת הנוהל הוכרזה כהצלחה גדולה

גם על ידי המתנגדים והפסימיים ביותר. האם זו סוף הדרך? ממש לא ! יש עוד שינויים לחולל.

אבל הארגון כבר יודע – כשיש מורכבות, אפשר לסמוך על חכמת הרבים ועל המנהיגות המשותפת. אפשר להנהיג באופן השתתפותי תהליכי שינוי. אפשר לחולל פריצות דרך, כשמזמינים את 'כל חלקי המערכת' לעבודה משותפת מתוך שמחה, חיוניות, ורצון לעתיד משותף חיובי.

רוצים להפוך את הגישה הזו לדרך חיים גם בארגון שלכם ?

בואו ללמדו איך עושים את זה בתכנית להנחיית קבוצות גדולות! לפרטים והרשמה 

התכנית מתאימה ליועצים, מנחים, מנהלים, יזמים פנים ארגוניים, מובילי שינויים חברתיים.

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________

תודות והארות אתיות – 

• מבקשת להודות לכל השותפים והשותפות לתהליך בתוך הארגון – לשני המנכ"לים אמיצים ול 10 חברי הנהלה שפתחו מרחב למנהיגות מסוג אחר, ואיפשרו לתהליכים להתפתח גם לנוכח חילופי הנהלה משמעותיים. לשותפיי הטבעיים בצוות משאבי אנוש שבלי הליווי המקצועי שלהם/ן זה לא היה אפשרי. ולכל מי שלקח/ה חלק מתוך תשוקה ואחריות, ויצר/ה שינויים קטנים כגדולים. תודה על המסע המשותף. למדתי ועדיין לומדת מכם המון.  
• הסיפור נכתב מנקודת מבטי המקצועית, לצורכי הוראה ולמידה של הקהילה המקצועית. מטבע הדברים, שותפים אחרים בתהליך יכולים להאיר נקודות מבט אחרות ואף שונות. זו טיבה של מלאכת הרפלקציה האישית והמקצועית. אם היית חלק מהסיפור,  והיית רוצה להאיר זווית אחרת או נוספת. אשמח מאוד לשמוע ממך.